Các cách điều chỉnh kế hoạch hoạt động chuyển đổi số.

Bất chấp những nỗ lực có thiện chí từ c-suite, một phần quan trọng của chuyển đổi số thường bị lãng quên. Bỏ qua việc ưu tiên tự động hóa các nhiệm vụ vận hành có thể làm chậm tiến độ hoạt động chuyển đổi số của bạn. Dinesh Varadharajan, Kissflow, chia sẻ những điều bạn cần biết để trở lại đúng hướng.

Hãy tưởng tượng: bạn là một ngôi sao nhạc rock từng đoạt giải Grammy, sẵn sàng bắt đầu chuyến lưu diễn sân vận động đầu tiên của mình – một dấu ấn thành công của ngành giải trí. Quá trình lập kế hoạch và thực hiện một loạt các buổi biểu diễn ngoạn mục liên quan đến nhiều bên. Những gì người hâm mộ nhìn thấy trên sân khấu không thể thực hiện được nếu không có nỗ lực hoạt động chăm chỉ ở hậu trường. 

Trong doanh nghiệp ngày nay, chuyển đổi số toàn diện là trụ cột của thành công. Nhưng giống như một chuyến tham quan sân vận động, không thể thành công nếu không có một phương pháp hiệu quả và liền mạch để thực hiện tất cả các chiến thuật hoạt động. Chỉ khi bạn hỗ trợ một loạt các chức năng nội bộ hợp tác với công nghệ thì việc chuyển đổi kỹ thuật số hoàn toàn mới có thể thực hiện được. Vì vậy, những gì đang giữ lại mọi thứ?

Tại sao nhiều sáng kiến chuyển đổi số bị đình trệ?

Theo McKinsey, bất chấp những nỗ lực có thiện chí từ c-suite, quá trình chuyển đổi kỹ thuật số vẫn thất bại thường xuyên hơn – 70% trường hợp. Một quá trình khó khăn để tồn tại, chuyển đổi số thất bại vì nhiều lý do. Ở cấp độ cao, thường có sự bất đồng giữa các nhà lãnh đạo CNTT và doanh nghiệp. Chuyển đổi số được lập chỉ mục quá mức trên cơ sở hạ tầng phía sau mà ít hoặc không tập trung vào giá trị kinh doanh phía trước, hướng tới tương lai. Việc áp dụng công nghệ, phần mềm mới hoặc hiện đại hóa CNTT cốt lõi mà không có kết quả kinh doanh xác định không phải là công thức để thành công.

Ngoài ra, giống như bất kỳ quy trình nào được coi là chuyển đổi, chuyển đổi số đòi hỏi phải có sự thay đổi về văn hóa. Để tối ưu hóa sự thay đổi này, văn hóa của công ty phải áp dụng và thúc đẩy một môi trường bao gồm việc học hỏi không ngừng. Các nhà lãnh đạo cần thiết lập tiêu chuẩn cho các sáng kiến ​​truyền thông nội bộ nhằm khuyến khích sự hợp tác giữa các bộ phận, nơi cả nhóm CNTT và kinh doanh cùng làm việc. Mối quan hệ giữa các nhóm này cần được phát triển, nuôi dưỡng và kiểm tra thường xuyên để đảm bảo sức mạnh tổng hợp không bị mất đi. Ngoài ra, khi thay đổi xảy ra, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên xem xét tuổi thọ của các hệ thống và quy trình mà họ xây dựng. Chúng có khả năng thích ứng trong một tương lai kỹ thuật số hơn nữa không? Họ có thể dễ dàng dạy cho thế hệ lãnh đạo doanh nghiệp tiếp theo không?

Một lý do khác khiến các nỗ lực chuyển đổi số không thành công là việc chuyển đổi hoạt động bị bỏ qua hoặc không bao giờ được tối ưu hóa. CIO và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp khác thường tập trung vào việc xây dựng hoặc mua các giải pháp cốt lõi để tăng cường khả năng CRM, ERP hoặc phân tích dữ liệu của họ. Tuy nhiên, các ứng dụng cấp độ hoạt động, chi tiết hơn lại bị bỏ qua và không bao giờ được phát triển vì CNTT không coi chúng là ưu tiên hàng đầu. Không thể chuyển đổi số nếu không chuyển đổi hoạt động (OT), nhưng điều gì làm nền tảng cho OT?

Giải quyết các nhiệm vụ “Cái đuôi dài” – Chìa khóa để chuyển đổi hoạt động

Việc bỏ qua việc giải quyết OT như một phần trong hành trình chuyển đổi kỹ thuật số toàn diện, từ đầu đến cuối của bạn sẽ dẫn đến nhiều quy trình thủ công cho các hoạt động nội bộ làm hao tốn thời gian và nguồn lực quý giá. Khi bị bỏ qua, các ứng dụng vận hành “cái đuôi dài” này sẽ trở thành phần còn thiếu của quá trình chuyển đổi số thực sự và hoàn chỉnh. Điều này giống như điều hành một chuyến lưu diễn hòa nhạc mà không có sự hỗ trợ hoạt động về hợp đồng, ánh sáng, âm thanh, bán vé, v.v. Về mặt chuyển đổi hoạt động, chúng ta có ý nghĩa gì đối với các ứng dụng “cái đuôi dài”?

Tại Kissflow, chúng tôi gọi tất cả các dự án hoạt động này là cái đuôi dài. Nếu chúng ta hình dung công việc của một tổ chức như một đường parabol lệch phải, thì nhiều nhiệm vụ vận hành trong “cái đuôi dài” sẽ làm tắc nghẽn hệ thống bằng các quy trình thủ công kém hiệu quả. Các ứng dụng dài hạn bao gồm quản lý phê duyệt, yêu cầu sáng tạo, quản lý sự cố, triển khai khách hàng, bộ phận trợ giúp CNTT, v.v. Việc bỏ qua việc hỗ trợ các nhiệm vụ dài hạn này có thể khiến tổ chức của bạn không đạt được hiệu quả hoạt động thực sự (và sau đó là chuyển đổi số), nhưng làm thế nào bạn có thể làm được xây dựng và thực thi các ứng dụng đuôi dài này?

Chuyển đổi hoạt động với công nghệ Low-code & No-code

Việc chuyển đổi hoạt động có thể được thực hiện khi các tác vụ vận hành dài hạn được tự động hóa hoặc kích hoạt thông qua một ứng dụng cộng tác. Tuy nhiên, mấu chốt của bước này bao gồm tài sản quý giá nhất: Con người. Khi nhân viên có quyền chỉ huy và kiểm soát các nhiệm vụ vận hành, họ được trao quyền để đóng góp vào sự thay đổi vận hành. Những người đi đường và đội ngũ âm thanh làm cho buổi biểu diễn nhạc rock đó thành công. 

Theo truyền thống, các giải pháp xây dựng để tự động hóa các quy trình làm việc rất cồng kềnh vì chúng làm tăng lượng công việc tồn đọng của CNTT và yêu cầu quản lý gần như liên tục. Ngày nay, nhân viên C-suite và các nhà lãnh đạo CNTT có thể cho phép người dùng doanh nghiệp của họ – các nhà phát triển công dân – sở hữu việc tạo và triển khai các ứng dụng tùy chỉnh phù hợp với trường hợp sử dụng của họ. Các nền tảng mã thấp và không mã mở ra cơ hội cho các nhóm kinh doanh trong các chiến hào xây dựng ứng dụng cho các hoạt động đuôi dài, giúp giải phóng các nhóm CNTT để tập trung nỗ lực vào chiến lược cấp cao hơn và giúp mở rộng quy mô ứng dụng khi sức mạnh của không có mã – code đã đạt đến giới hạn của nó.

Các công cụ mã thấp và không mã cho phép các nhóm người không có kiến ​​thức chuyên môn về ngôn ngữ mã hóa cụ thể đóng góp vào thay đổi vận hành thực sự. Các nền tảng sử dụng các mẫu dựng sẵn trong môi trường thiết kế không yêu cầu các kỹ năng nâng cao cho phép các nhà phát triển công dân hỗ trợ các sáng kiến ​​chuyển đổi hoạt động tổng thể của tổ chức. Với các cấu hình tùy chỉnh có sẵn, các nhóm cũng sẽ cảm thấy được trao quyền để sử dụng các công cụ này nhằm mang lại lợi ích tối đa cho các trường hợp sử dụng cụ thể của họ.

Nơi chuyển đổi số đáp ứng hiệu quả

Chuyển đổi số không thể tồn tại trong silo. Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp phải chuyển đổi hoạt động của mình. Chuyển đổi hoạt động chỉ có thể đạt được bằng cách loại bỏ và tích cực quản lý các quy trình dài hạn. Các nền tảng LCNC đã trở thành một công cụ chính giúp người dùng doanh nghiệp quản lý nút thắt cổ chai dài hạn. 

Những nhân viên này nắm quyền sở hữu các quy trình này và được đầu tư vào kết quả, giúp quá trình chuyển đổi trở nên hợp tác và hoàn thiện hơn. Những hậu quả không mong muốn của việc sử dụng nền tảng LCNC cũng có thể khá đáng ngạc nhiên. Những nhân viên phi kỹ thuật không bị sa lầy bởi các quy trình thủ công tốn nhiều công sức sẽ cảm thấy hạnh phúc và mãn nguyện hơn. Họ sẽ cảm thấy hài lòng khi biết rằng họ đang đóng góp vào quá trình chuyển đổi của tổ chức mà không cần dựa vào bộ phận CNTT để tạo động lực. Ảnh hưởng đến sự thay đổi thực sự xảy ra khi mọi người đều tham gia. 

Các nhiệm vụ vận hành là công việc chân tay cần thiết để thể hiện một màn trình diễn tuyệt vời. Cho dù bạn là nhà tiếp thị hay chuyên gia CNTT, đóng góp của bạn có thể có giá trị. Cuối cùng, toàn bộ lớn hơn tổng của các bộ phận của nó. Khi quá trình chuyển đổi hoạt động là cấu trúc hỗ trợ một sáng kiến ​​chuyển đổi số lớn hơn, thì “chuyến tham quan” chuyển đổi của bạn chắc chắn sẽ thành công vang dội!